Refunds und Kulanz-Erstattungen

Manchmal war der Kunde wirklich krank, oder ein technisches Problem hat den Termin platzen lassen. Dann ist eine Kulanz-Erstattung der saubere Weg — der Kunde bekommt nachträglich den vollen Betrag zurück, Sie behalten die guten Beziehung.

Wo Sie Kulanz machen

Im Kalender den Termin öffnen, der bereits als storniert markiert ist. Wenn dort eine Storno-Gebühr einbehalten wurde, finden Sie einen Knopf "Gebühr nachträglich erlassen" (alternativ in der Termin-Detail-Ansicht). Ein Klick → der Differenzbetrag wird automatisch via Stripe zurück an den Kunden überwiesen.

Im Audit-Log unter /app/audit erscheint ein Eintrag "Storno-Gebühr aus Kulanz erlassen (X EUR)", damit Sie nachträglich nachvollziehen können, wann und warum.

Wie Refunds technisch laufen

Wir nutzen Stripe Connect mit dem "Direct Charges"-Pattern (ZAG-konform). Das bedeutet:

• Die Anzahlung des Kunden landet direkt auf Ihrem Stripe-Connect-Account, nicht bei uns
• Refunds gehen über Ihren Account zurück — Sie sehen das auch in Ihrem Stripe-Dashboard
• Die von Stripe einbehaltene Bearbeitungsgebühr gibt Stripe bei einer Erstattung generell nicht zurück; diese trägt Ihr Account. Legen Sie bei Bedarf eine Storno-Gebühr fest, um das auszugleichen
• Der Refund erscheint beim Kunden in 5–10 Werktagen auf seiner Original-Zahlungsmethode

Wann ein Refund nicht möglich ist

• Vor-Ort-Zahlung: hier ist nichts via Stripe gegangen. Sie müssen Bargeld oder Karte direkt zurückgeben.
• Anzahlung unter 0,50 EUR: Stripe's EUR-Minimum für Refunds liegt bei 0,50 €. Kleinere Beträge muss Ihr Salon manuell ausgleichen.
• Termin älter als 180 Tage (Stripe-Limit für Refunds): danach geht nur noch Bank-Überweisung außerhalb von Stripe.

Stripe-Dashboard im Auge behalten

Bei größeren Salons mit > 200 Buchungen/Monat empfehlen wir, Ihr Stripe-Dashboard unter dashboard.stripe.com regelmäßig zu prüfen. Dort sehen Sie alle Charges, Refunds, Disputes (Chargebacks). Disputes sind selten, aber wenn einer kommt, müssen Sie binnen 7 Tagen reagieren — Stripe schickt dazu eine Mail.